Questions et réponses avec le conseiller principal en gestion des sous-traitants chez Rio Tinto

Construire un socle robuste en matière de santé et de sécurité

La santé et la sécurité des travailleurs sont essentielles au bon déroulement des opérations minières à l’échelle mondiale. Cependant, il est difficile de garantir ces aspects lorsqu’on gère des centaines de sous-traitants saisonniers répartis sur une vaste zone géographique. C’est pourquoi, en 2009, Rio Tinto a décidé d’implémenter SafeContractor dans son usine de Sept-Îles, au Québec.

Chaque année, jusqu’à 400 sous-traitants travaillent dans les installations ferroviaires et portuaires durant la haute saison. Tous doivent être rapidement intégrés au système, soumis à une vérification, puis affectés à des tâches en fonction de leurs qualifications et de leur expérience professionnelle antérieure. Avant que les sous-traitants ne puissent entamer leur travail, leur dossier doit être examiné et approuvé par plusieurs parties prenantes réparties sur des installations de près de 39 km² et sur 418 km de chemin de fer.

Dans l’entrevue qui suit, Nick Trepanier, conseiller principal en gestion des sous-traitants, partage les avantages que Rio Tinto a constatés après avoir remplacé de nombreux processus papier par la plateforme numérique SafeContractor. Cette dernière leur a permis de :

• Suivre, valider et partager la performance des sous-traitants;
• Approuver les permis de travail en 10 minutes, quel que soit l’emplacement des parties prenantes, permettant ainsi des économies de 5 millions de dollars rien qu’en gains de temps;
• Encourager les sous-traitants à signaler les incidents et à contribuer à l’amélioration des procédures liées à la santé et à la sécurité;
• Centraliser les communications pour garantir que les sous-traitants aient toujours accès aux informations les plus récentes sur les politiques en matière de santé et de sécurité.

Évaluation du profil de santé et de sécurité des sous-traitants

Question : Comment la plateforme Safe Contractor vous aide-t-elle à mieux suivre, vérifier et partager les données sur la performance de vos sous-traitants ?

Quand nous avons créé le département en 2009, nous faisions face à de nombreux problèmes. Nous savions que le rendement de nos sous-traitants était instable, mais nous n’avions aucun moyen efficace de le mesurer afin de leur fournir des rétroactions. Et j’utilise le terme « sous-traitants », mais en réalité, ce sont des partenaires. Nous souhaitons les voir réussir et évoluer avec nous à long terme. Mais s’ils ne connaissent pas leur rendement, comment peuvent-ils s’améliorer?

La première chose à faire est de clarifier les rôles et les responsabilités des gestionnaires et des sous-traitants, puis d’élaborer un plan d’évaluation détaillé. Nous discutons ensuite avec des membres de la direction et des personnes qui travaillent sur le terrain pour obtenir leurs commentaires sur la performance de chaque sous-traitant, ainsi que sur les points qu’ils doivent améliorer.

Puis, nous centralisons les profils d’évaluation des sous-traitants sur SafeContractor, ce qui nous permet de les suivre, de les vérifier et de les partager facilement avec les personnes concernées, au besoin. Ces profils affichent leurs compétences et qualifications, les formations suivies et les certifications obtenues. Ils mentionnent également si le sous-traitant possède une couverture d’assurance raisonnable.

Notre équipe d’approvisionnement utilise SafeContractor pour vérifier la performance de chaque sous-traitant avant de lancer un appel d’offres. Nous travaillons avec une grande quantité de sous-traitants, et notre taux de roulement est élevé. Chaque année, 30 % d’entre eux doivent être remplacés. Il arrive que l’on collabore avec un sous-traitant une année, puis qu’on ne retravaille avec lui qu’après deux ans ou plus.

Il est donc très utile de disposer de données historiques concernant leur rendement, leurs éventuelles difficultés en matière de santé et de sécurité, et l’évolution de leur performance au fil des années.

Permis de travail numériques pour les sous-traitants

Question : Depuis la transition vers les permis de travail numériques, quelles économies de temps et d’argent avez-vous réalisées et en quoi cela permet-il aux sous-traitants de commencer à travailler plus rapidement ?

Environ 2 000 de nos tâches nécessitent que les sous-traitants obtiennent des permis de travail approuvés et signés par leur superviseur et par celui du site avant de commencer les travaux. Les permis ne peuvent pas être signés plus de 24 heures à l’avance, car il pourrait y avoir des changements en lien avec la tâche ou le site.

Le problème, c’est que notre site est immense. Les personnes sont dispersées sur une zone de près de 13 km de long sur 5 km de large. Si un sous-traitant se trouve au 11^e kilomètre et qu’il doit obtenir la signature de son superviseur situé au 13^e kilomètre, il lui faudra une demi-heure pour faire signer son permis de travail. Nous perdions donc énormément de temps. En plus de cela, nous possédons un chemin de fer de 418 km. Parfois, nous devions même envoyer des papiers par hélicoptère pour accélérer le processus.

Nous avons donc créé des permis de travail électroniques avec SafeContractor, qui peuvent être reçus et approuvés directement sur un téléphone cellulaire. Auparavant, il fallait des heures, parfois même une demi-journée, pour faire signer un permis de travail. Maintenant, cela prend seulement 10 minutes. Nous avons estimé que ce gain de temps nous a permis d’économiser l’équivalent de 5 millions de dollars. Nous avons aussi réduit nos coûts en éliminant le besoin d’imprimer une copie du permis de travail pour les sous-traitants et deux autres pour nos fichiers internes.

En résumé, SafeContractor nous a permis de réaliser d’importantes économies en temps et en argent, mais surtout, les sous-traitants peuvent maintenant commencer leurs travaux plus rapidement.

Examens des incidents sur le chantier

Question : Comment encouragez-vous les sous-traitants à signaler les incidents et à contribuer à l’amélioration des procédures liées à la santé et à la sécurité ?

L’objectif de Rio Tinto est d’approfondir la collaboration avec ses sous-traitants pour qu’ils apportent encore plus de valeur à l’entreprise. Nous avons donc adopté un programme d’excellence en gestion des sous-traitants, appelé SafeContractor. Chaque semaine, nous planifions une rencontre de 15 minutes avec nos sous-traitants pour recueillir des informations sur tout incident ou accident survenu. Puis, nous nous rendons sur place pour savoir comment ils ont réglé la situation, pourquoi ils n’ont pas effectué les choses autrement, etc.

Nous diffusons ensuite ces informations à travers tous les départements de Rio Tinto, car lorsqu’un incident survient, il est fréquent qu’il se reproduise dans d’autres secteurs de l’entreprise. Les équipements lourds restent les mêmes, que l’on soit en Afrique ou en Amérique du Nord. C’est pourquoi nous partageons les renseignements recueillis avec les sous-traitants lors des réunions de sécurité, et ce, sur chacun des sites de Rio Tinto. Cela permet de sensibiliser les sous-traitants aux risques et de les informer des solutions qui s’offrent à eux en cas d’incident.

Lorsque nous avons instauré les rencontres hebdomadaires, les sous-traitants étaient plutôt plus réservés. Mais au fil du temps, ils ont commencé à s’ouvrir de plus en plus et à communiquer davantage. Aujourd’hui, ils en discutent de manière très ouverte, même entre eux. Je reçois même des appels la fin de semaine pour me signaler ce qui ne fonctionne pas bien ou ce qui pose des problèmes de sécurité.

Pour que nos sous-traitants respectent les procédures et contribuent à faire avancer les choses, leur implication est indispensable. Il est crucial qu’ils ne soient pas laissés dans l’ignorance. Nous ne pouvons pas simplement appliquer des changements sans explication. On en discute avec eux, car ils doivent avoir leur mot à dire. En réalité, chacun a son opinion, et parfois, nous recevons d’excellentes suggestions et les prenons en compte.

En impliquant les sous-traitants dans l’élaboration des procédures, il devient très facile de mettre celles-ci en œuvre et de les appliquer.

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