Sélection de sous-traitants : Comment faire face à la complexité et aux risques

Choisir le bon sous-traitant est une décision cruciale qui peut avoir un impact significatif sur la réussite d’un projet. Il ne s’agit pas simplement de trouver quelqu’un qui peut effectuer le travail – vous devez également vous assurer que le sous-traitant correspond aux besoins uniques et aux exigences réglementaires de votre organisation.  

Les performances antérieures du sous-traitant, le respect des règles de santé et de sécurité et la conformité à vos politiques internes sont également des facteurs essentiels. 

Dans l’article de blog d’aujourd’hui, nous allons examiner les complexités de la sélection d’un sous-traitant et proposer des solutions pour rationaliser cette tâche essentielle. 

Évaluez vos besoins

Chaque organisation est confrontée à des défis différents lorsqu’elle recherche des sous-traitants. Les éléments clés à prendre en compte sont les suivants : 

1. Le sous-traitant doit-il être spécifiquement qualifié ou certifié ?  
2. Quels sont les antécédents en matière de formation pertinents ? 
3. Existe-t-il des exigences en matière d’affiliation syndicale ? 
4. Quelles sont les exigences en matière de santé et sécurité ou les exigences de la Commission des Accidents du Travail (CAT) / Workers’ Compensation Board (WCB) qui s’appliquent ? 

L’identification de ces besoins dès le départ permet de créer un profil de sous-traitant précis qui correspond à vos exigences en matière de recrutement. 

Évaluation des processus internes et des responsabilités 

Les organisations doivent également évaluer leurs processus internes et leurs canaux de communication. En effet, la gestion des sous-traitants nécessite l’implication et le soutien de la haute direction, ainsi que l’alignement de tous les services impliqués dans le projet. 

Il est essentiel de comprendre les rôles et les responsabilités, en particulier dans le cas d’un projet impliquant plusieurs sites ou plusieurs provinces. En effet, les sous-traitants doivent se conformer aux règlements et aux politiques propres à votre organisation (que vous opériez dans une seule province ou à l’échelle nationale) – ainsi qu’à toute exigence propre à la province. 

Respect des exigences en matière de conformité réglementaire 

Pour les organisations nationales ou fortement réglementées comme les ports ou les chemins de fer, le respect des réglementations nationales et provinciales est un élément incontournable.  

Les sous-traitants sélectionnés doivent comprendre et respecter ces réglementations, y compris les qualifications professionnelles et les exigences syndicales. Les exigences de tâches spécifiques, telles que le travail dans des espaces confinés ou en hauteur, nécessitent une certification et une conformité appropriées pour garantir la sécurité et l’efficacité. 

Évaluation des performances antérieures des sous-traitants 

L’évaluation des sous-traitants sur la base de leurs performances antérieures permet de mieux comprendre leurs capacités et leur fiabilité.  

Cette évaluation doit inclure les retours d’expérience des projets précédents, le respect des protocoles de sécurité et la qualité générale du travail. 

Réduire l’écart : utiliser la technologie pour centraliser les principales informations relatives à la sélection de sous-traitants 

Étayer votre processus de recherche de sous-traitants par des données pertinentes sur les sous-traitants est une pratique exemplaire incontestable.  

Cependant, c’est plus facile à dire qu’à faire. 

Dans une enquête récente menée par Alcumus, 48% des personnes interrogées ont indiqué que la collecte de documents pertinents auprès des sous-traitants représentait leur plus grand défi, 26% citant le manque de visibilité sur les performances passées des sous-traitants et 17% la difficulté de se tenir au courant des réglementations en matière de santé et sécurité.  

En réalité, votre organisation a probablement déjà accès aux informations dont vous avez besoin pour trouver les bons sous-traitants, y compris une perspective historique sur les performances passées d’un sous-traitant, ses antécédents en matière de conformité et sa fiabilité.  

Le problème auquel sont confrontées de nombreuses organisations est que ces informations sont souvent conservées de manière non structurée ou « dans la tête » des membres du personnel qui partent à la retraite.  

En consolidant ces données clés, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées et s’assurer qu’elles choisissent des sous-traitants qui ont toujours respecté les normes et fourni un travail de qualité. Ces informations historiques permettent également de limiter les risques et d’améliorer l’efficacité et la sécurité globales du projet. 

La centralisation des données relatives aux sous-traitants est une étape essentielle pour une gestion efficace. Un système centralisé permet de consolider des informations essentielles telles que les performances passées, les qualifications professionnelles, le statut de l’assurance et le respect des règles de sécurité. 

Quelle technologie devriez-vous utiliser pour soutenir la recherche de sous-traitants ? 

Plusieurs critères doivent entrer en ligne de compte dans le choix d’une technologie d’appui à la recherche centralisée de sous-traitants. 

1. Ce système doit être accessible à tous les services concernés, afin d’offrir une visibilité en temps réel et de garantir que tout le monde travaille avec les mêmes données. 
2. Bien que les outils logiciels puissent aider à la collecte et à l’organisation des informations sur les sous-traitants, la qualité et l’exactitude de ces données sont primordiales. Il est essentiel de veiller à ce que les informations réduisent les risques et soient visibles dans l’ensemble de l’organisation.  
3. Les professionnels de la santé et de la sécurité devraient également pouvoir vérifier les données pour confirmer que les sous-traitants répondent à toutes les normes et qualifications requises. 

Au final, l’utilisation de la technologie appropriée permettra de rationaliser le processus de sélection des sous-traitants, d’améliorer l’exactitude des données et d’améliorer les résultats globaux du projet. 

Le processus peut être rationalisé en s’associant avec des experts tels qu’Alcumus SafeContractor, qui se spécialisent dans la mise en conformité en se concentrant sur le respect des normes essentielles, qu’il s’agisse de la santé, de la sécurité, du développement durable ou du comportement éthique. 

Conclusion 

Une sélection efficace des sous-traitants implique de centraliser les données, de garantir la conformité et de maintenir une communication claire au sein de votre organisation. En donnant la priorité à ces éléments, vous pouvez atténuer les risques, garantir la qualité et rationaliser votre processus de gestion des sous-traitants.  

Cette approche globale permet non seulement d’améliorer la réussite du projet, mais aussi de rendre l’environnement de travail plus sécuritaire et plus efficace.